What is mail merge in MS Word
मेल मर्ज क्या है?
मेल मर्ज (Mail Merge) सुविधा से हम व्यक्तिगत पत्र, पत्रों के लिए लिफाफे और मेलिंग लिस्ट में लिखे प्रत्येक व्यक्ति के मेलिंग लेबल तैयार कर सकते हैं । कई बार हमें एक जैसे पत्र अनेक नामों और पतों के साथ भेजने होते है । हमारी इस समस्या का समाधान मेल-मर्ज सुविधा में है। मेल-मर्ज सुविधा के प्रयोग से आप अनेक पत्रों को भेज सकते हैं, मेलिंग लेबल बना सकते हैं तथा अलग-अलग नाम तथा पते लिख सकते हैं।
डाटा को मेल मर्ज करने के लिए एक्सेल में तैयार करें (prepare data for mail merge)
ये प्रक्रिया पूरी करते समय इन बातों का ध्यान रखें:
- जो भी डाटा आप मर्ज करने जा रहे हैं वो स्प्रेडशीट के पहले शीट में ही उपस्थित होता है।
- डाटा डालने समय इस बात का ध्यान रखें कि मुद्रा, पिन कोड, प्रतिशत, इत्यादि सही से डाला गया है ताकि एक्सेल उसे सही से पढ़ सके।
- मेल मर्ज के लिए आप जो एक्सेल स्प्रेडशीट का उपयोग करने जा रहे हैं वो आपके लोकल मशीन में ही स्टोर होता है।
MS Word की Mailings Tab का उपयोग करना
इस Lesson में हम आपको MS Word की Mailings Tab के बारे में बताएंगे. MS Word की Mailings Tab को आप Keyboard से Alt+M दबाकर सक्रिय् कर सकते हैं. या आप इसे Mouse द्वारा भी इस्तेमाल कर सकते हैं.
Mailings Tab को कई Group में बांटा गया हैं. प्रत्येक Group में एक कार्य विशेष से संबंधित Commands होती हैं. आप इन Commands को माऊस के द्वारा इस्तेमाल कर सकते हैं. नीचे हम आपको बताएंगे कि Mailings Tab में कितने Group होते हैं? और प्रत्येक Group में उपलब्ध Commands का क्या कार्य हैं?
Mailings Tab के Group के नाम और उनके कार्य
Mailings Tab में कुल 5 Group होते है. इन्हे आप ऊपर दिखाए गए Screen Shot में देख सकते है. इन Groups का नाम क्रमश: Create, Write and Insert Fields, Preview Results, और Finish है. अब आप mailings Tab के Groups से तो परिचित हो गए है. आइए अब प्रत्येक Group के कार्य को जानते है.
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Note: Mailings Tab का एक ही मुख्य कार्य है. एक साथ कई लोगों को Mail, Envelope, Label आदि अलग-अलग भेजना. इस कार्य के लिए हमे MS Word में Mail Merge करना पडता हैं. और इस टैब में मौजूद प्रत्येक Group एक दूसरे पर निर्भर हैं. इसलिए इनका अलल-अलग अध्ययन करना आसान नही हैं. फिर भी हमने आपको समझाने के लिए एक कोशिश की हैं. ताकि आपको Mailings Tab की आधारभूत जानकारी हो जाए.
1. Create: इस Group द्वारा आप डॉक्युमेंट में Envelopes और Lables बना सकते हैं. जैसे, Mailing Address Labels, File Folder Labels आदि.
2. Start Mail Merge: इस Group द्वारा Mail Merge की Process शुरु होती हैं. और आप यहँ से जिनको मेल भेजना चाहते हैं. उन्हें जोड सकते हैं. यानि Recipients List Create, Edit, Delete कर सकते हैं.
3. Write & Insert Fields: जब आप ऊपर के दोनों Group का काम खत्म कर लेते हैं. तब इस Group का काम आता है. नही तो आप इस Group को अलग से इस्तेमाल नही कर सकते हैं. क्योंकि इसकी Commands Active नही होती हैं. इस Group द्वारा आप अपने Mail में Extra Fields Insert कर सकते हैं, किसी विशेष Mailing Address को ब्लॉक कर सकते हैं. और Greeting Line जोड सकते हैं. और आप ये सभी कार्य प्रत्येक Recipient के लिए अलग-अलग कर सकते हैं.
4. Preview Results: जब आपकी Mail Merge का कार्य पूरा हो जाता हैं, तो इस Group में मौजूद Commands के जरीए आप अपने कार्य का Preview देख सकते हैं.
5. Finish: इस Group द्वारा आप Mail Merge प्रक्रिया को खत्म करते हैं.
आपने क्या सीखा?
इस Lesson में हमने आपको MS Word की Mailings Tab के बारे में विस्तार से जानकारी दी है. आपने Mailings Tab में उपलब्ध प्रत्येक Group के कार्य के बारे मे भी जाना है. हमे उम्मीद है कि आप इस Lesson को पढने के बाद आसानी से Mailings Tab को इस्तेमाल कर पाएंगे. और यह Lesson आपके लिए उपयोगी साबित होगा.
इस लेख से सम्बंधित यदि आपका कोई भी सवाल या सुझाव है, तो आप उसे नीचे कमेंट में लिख सकते हैं।
